Datensicherung

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts. Entsprechend gut sind sie zu sichern. Denn die Gefahr, Daten durch Hardwareschäden, Angriffe von außen oder menschliches Versagen zu verlieren, ist groß. Die Kosten für die Wiederherstellung sind hoch, vor allem wenn der Betrieb durch den Datenverlust vorübergehend lahmgelegt wird.   

Datensicherungsstrategie

Sie sollten sämtliche Daten in ihrem Unternehmen systematisch sichern und archivieren. Dazu gehören Texte aller Art (z.B. Verträge, Dokumentationen, Angebote), Rechnungen, Tabellen (z.B. Kalkulationen), Fotos, Videos, Zeichnungen/Konstruktionspläne, Datenbanken (z.B. Kundenverzeichnisse), E-Mails usw. Denken Sie auch an die steuerlich relevanten, aufbewahrungspflichtigen Daten aus der Buchhaltung, in die das Finanzamt bei der Außenprüfung Einsicht verlangen darf.

Geeignete Speichermedien

Speichern Sie Ihre Daten nicht ausschließlich auf Ihrem Rechner. Wird er beschädigt oder gekapert, haben Sie keinen Zugriff auf Ihre Daten. Verschlüsseln Sie Ihre Daten, um Unbefugten auch wirklich keinen Zugang zu ermöglichen. Folgende Speichervarianten stehen bereit:

• Beim Onsite-Backup werden die Daten direkt im Unternehmen gespeichert. Es gibt dazu unterschiedliche Speichermedien wie externe Festplatten, Bandlaufwerke oder Netzwerkfestplatten, auch als NAS (Network Attached Storage) bekannt. Auch wenn ein solches Backup richtig eingerichtet ist, schützt es nicht vor Diebstahl, Brand oder einem Hardwaredefekt. Für maximale Datensicherheit empfiehlt es sich, Onsite- und Offsite-Backups zu verbinden.   
• Beim Offsite-Backup werden die Daten extern gespeichert. Früher wurde dafür die Sicherungsfestplatte regelmäßig gewechselt und außer Haus gebracht. Heute setzen immer mehr Unternehmen auf Online-Backups. Dabei werden die Daten auf Servern eines Dienstleisters im Internet gespeichert. Bei dieser Cloud-Lösung haben Sie von überall Zugriff auf die Daten. Das ist praktisch, wenn Sie gelegentlich von zu Hause arbeiten möchten. Die professionellen Rechenzentren sind mehrfach geschützt. Sie sollten nur Anbieter auswählen, deren Server in Deutschland stehen und die Daten nach den strengen deutschen Datenschutzrechten sichern.        

3-2-1 Backupregel

Diese praktikable Regel zur Datensicherung berücksichtigt unterschiedliche Ausfallwahrscheinlichkeiten sowie Risikoverteilungen. Durch Kombination verschiedener Technologien wird die Wahrscheinlichkeit für einen Datenverlust  gesenkt:

• Sorgen Sie dafür, dass immer drei Versionen Ihrer Daten vorhanden sind. Einmal sind das Ihre Live-/Produktionsdaten. Die beiden anderen sind Backups. Bei drei Kopien ist die Ausfallwahrscheinlichkeit sehr gering.
• Verwenden Sie außerdem für die Backups zwei verschiedene Medien bzw. unterschiedliche Speicherorte, um die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlustes weiter zu reduzieren.
• Verwahren Sie ein Backup immer an einem externen Ort auf, um bei physischen Schäden (z.B. Brand) am Standort keinen vollständigen Datenverlust zu erleiden.

Sicherungsmethode

Die Datensicherung kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Bei der Volldatensicherung speichern Sie jedes Mal sämtliche Daten, auch diejenigen, die in der Zwischenzeit nicht verändert wurden. Das ist einfach, aber zeitaufwendig. Alternativ sichern Sie nur die Daten, die sich gegenüber der Vorversion geändert haben (stufenweise Datensicherung). Das spart Speicherkapazität und Zeit, kostet aber Aufwand, weil Sie die aktuellen bzw. aktualisierten Daten identifizieren müssen.

Führen Sie mehrmals im Jahr eine Testrücksicherung durch und prüfen Sie, ob die Backups auch wirklich funktionieren und alle Daten vorhanden sind.

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