Wer als Verantwortlicher jahrelang die IT aufgebaut und gepflegt hat, dürfte wohl jedes Gerät kennen und den Durchblick haben. Doch die IT-Umgebung muss detailliert dokumentiert werden. Dabei werden nicht nur die Geräte inventarisiert. Eine gute IT-Dokumentation verrät Ihnen noch viel mehr über Ihre IT.
Bestandserfassung
Bei der IT-Dokumentation werden nicht nur sämtliche Geräte und IT-Komponenten erfasst. Sie zeigt Ihnen auf,
- welche Geräte (auch die mobilen Endgeräte) ans Netzwerk angeschlossen sind,
- wo sich die Geräte befinden,
- welche Lizenzen installiert sind,
- welche Wartungsverträge abgeschlossen wurden,
- wie die Netzwerkzugriffe zugeteilt sind,
- wer für den Betrieb des Gerätes verantwortlich ist und
- wer das Gerät nutzt.
Manch ein IT-Verantwortlicher staunt, welche Geräte und Programme bei einer IT-Inventarisierung zum Vorschein kommen und stellt vielleicht fest, dass der längst ausgemusterte Rechner immer noch genutzt wird und auf einigen Geräten von Mitarbeitern installierte Programme laufen, die er nicht kennt.
Ihr Nutzen
Bei einem IT-Ausfall wissen Sie genau, wer für das einzelne Gerät verantwortlich ist. Zudem sehen Sie, welche Prozesse in der Umgebung betroffen sind. So können Ausfälle von IT-Anlagen schneller behoben werden. Das erhöht Ihre IT-Sicherheit. Die IT-Dokumentation beinhaltet auch Wiederanlaufpläne, um ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken und die IT leistungsfähig zu halten.
Eine IT-Dokumentation dient auch der Weitergabe von Wissen. Sie stellt sicher, dass bei einem Mitarbeiterwechsel das wertvolle Wissen nicht verloren geht.
Da IT-Infrastrukturen einem ständigen Wandel unterliegen, müssen die Systeme in immer kürzeren Intervallen angepasst werden. Kleine Änderungen können weitreichende Folgen für die Unternehmensprozesse bedeuten. Fehlt der Überblick über die gesamten Prozesse, sind kostenintensive IT-Ausfälle vorprogrammiert.
Die IT-Dokument gibt Ihnen zudem einen Überblick über alle Wartungsverträge und Lizenzen. Sie sehen genau, welche Kosten für jedes Gerät pro Monat und Jahr anfallen. Damit vermeiden Sie, dass Sie für ausgemusterte Hardware nicht noch weiterhin Lizenzen und Wartungsgebühren zahlen.
Eine IT-Dokumentation bringt Ihnen noch mehr Vorteile. Sie liefert Ihnen bei Audits auch wichtige Argumente. Zudem gibt es auch juristische Vorgaben. Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind Unternehmen verpflichtet, ihre interne IT zu dokumentieren.
Inventarisieren und dokumentieren Sie Ihre IT. Damit erhöhen Sie auch Ihre IT-Sicherheit. Die Dr. Bülow & Masiak GmbH berät Sie in allen IT-Fragen. Bei Interesse an weiteren Informationen und/oder individuellen Angeboten nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf!
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