06.09.2019

Kostensenkung durch Bürokratieabbau

Schlank und agil

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Agilität ist das neue Zauberwort im digitalen Zeitalter. Unternehmen müssen heute schnell, flexibel und kosteneffizient sein. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Angeboten hilft dabei. Bürokratische Hemmnisse sind daher konsequent abzubauen. Bürokratie wächst mit zunehmender Spezialisierung, Hierarchietiefe, Regelungsdichte und Dokumentationsintensität. Sie wirkt sich negativ auf die Markt- und Kundennähe aus, weil viele sich nur noch mit internen Dingen beschäftigen.

Bürokratie steigert nicht nur die Kosten. Bei Mitarbeitern wirkt sie sich auch frustrierend und lähmend aus. Geringe Entscheidungsfreiheiten und strenge Vorgaben reduzieren die Motivation und das Verantwortungsbewusstsein auf ein Minimum. Die Beschäftigten haben auch kaum die Möglichkeit, neue Ideen zu entwickeln, weil sie zu sehr mit der Abwicklung der ganzen Dokumentationsaufgaben ausgefüllt sind. Bürokratie ist mithin das Gegenteil von Innovation.

Maßnahmen zum Bürokratieabbau

  • Führungskultur: Zu allererst müssen die Geschäftsleitung und Führungskräfte Bürokratieabbau und innovative Agilität auch wollen und tagtäglich vorleben, sonst sind alle Maßnahmen wenig nachhaltig.
  • Geschäftsprozesse: Das Denken in Arbeitsabläufen aus Kundensicht steht im Mittelpunkt von Reorganisationen. Geschäftsprozesse müssen gestrafft und durch konsequente Digitalisierung automatisiert und beschleunigt werden. Viele Unternehmen binden durch Online-Plattformen ihre Kunden in Bestell- und Konfigurationsprozesse ein. Das reduziert Medienbrüche und senkt Kosten.
  • Abbau von Hierarchieebenen: Schlankere Prozesse bieten dann auch die Möglichkeit, Hierarchieebenen und Silodenken abzubauen. Wenn Sie Ihre Führungsspanne erhöhen, müssen Führungskräfte mehr Entscheidungskompetenzen und Verantwortung an ihre Mitarbeiter abgeben. Das hat zwei positive Effekte: Führungskräfte haben mehr Zeit für notwendige strategische Fragen, und Mitarbeiter sind motivierter durch interessantere Tätigkeiten und zusätzliche Verantwortung.
  • Bildung von Teams: Einer übermäßigen Spezialisierung innerhalb eines Unternehmensbereiches wirken Sie mit funktionsübergreifenden Teams entgegen. Sie verbinden die verschiedenen Abteilungen miteinander und fördern die Kommunikation an den Schnittstellen. Die bereichsübergreifende Kommunikation in Projekten und bei zufälligen Begegnungen in offenen Arbeitsflächen ist eine der Erfolgsformeln der Unternehmen im Silicon Valley.
  • Empowerment: Hierbei erhalten Beschäftigte, die in direktem Kontakt zum Kunden stehen, zusätzliche Befugnisse, um bei Problemen schnell und unbürokratisch handeln zu können. So händigen z. B. die Angestellten im Servicebereich eines Möbelhauses selbstständig bis zu einem bestimmten Betrag Gutschriften oder Auszahlungen aus, ohne sich vorher mit einem Abteilungsleiter absprechen zu müssen. Sie stärken mit dieser Maßnahme den Kontakt zu Ihren Kunden und ersparen den betroffenen Mitarbeitern langwierige und entnervende Wege über höhergestellte Instanzen. Allerdings ist für ein solches Vorgehen eine entsprechende Vertrauenskultur im Unternehmen Pflicht.

Bürokratische Unternehmen, deren Behäbigkeit sich nicht selten auch in einer langweiligen Architektur von Firmengebäuden und –räumen zeigt, haben auch weniger Chancen im Wettbewerb um gute Fachkräfte. Agilität und Innovationsstärke drückt sich heute in modernen Arbeitsumgebungen mit Wohlfühlatmosphäre aus.

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