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IT-Praxis

Software Kauflizenz versus Abonnement

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Die letzten Wochen und Monate haben gezeigt, wie groß die Bedeutung der Digitalisierung ist. Eingesetzte Hard- und Software haben einen großen Einfluss auf Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Bei der Entscheidungsfindung für Software-Neuinvestitionen, Erweiterungen oder anstehenden Verlängerungen stehen Unternehmen vor der Wahl zwischen Kauflizenzen oder Abonnements. Welches Modell ist für Ihr Unternehmen das richtige? Was sind die Unterschiede?

Nutzungsdauer

Eine Kauflizenz wird durch einmalige Zahlung als „Eigentum“ erworben. Die Lizenzlieferung erfolgt als Box oder Download. Die Lizenzgebühr deckt entweder ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht an der Software ab oder zumindest die Nutzung für einen längeren Zeitraum. Beispiel für eine zeitlich unbegrenzte Nutzung wäre z.B. Software, die man in der gekauften Version nutzen kann, so lange die technischen Rahmenbedingungen dies erlauben (Betriebssystem, etc). Die Einschränkung liegen hier lediglich in den zeitlich begrenzten Sicherheits- und Funktionsupdates sowie endender Supportunterstützung. Ist die Software nicht mehr kompatibel, erhält keine Updates mehr und man möchte eine neuere Version nutzen, ist ein Neuerwerb erforderlich.

Bei einem Software-Abonnement erfolgen regelmäßige - oft monatliche - Zahlungen. Mietlizenzen werden entweder für einen bestimmten Nutzungszeitraum oder unbegrenzt bis zur aktiven Kündigung gebucht. Die Softwaremiete umfasst das Nutzungsrecht der Softwarelizenz für den definierten Zeitraum (Software-as-a-Service bzw. SaaS), es wird kein Eigentum erworben. Mit Ablauf des Abonnements ist die Software nicht mehr nutzbar.

Zu bedenken gilt: In vielen Fällen müssen Daten beispielsweise aufgrund der GOBD über Jahre verfügbar bleiben. Bei einer Kauflizenz ist dieser Aspekt gegeben, denn diese bietet oft eine dauerhaftes / zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht.

Kosten

Die erstmalige Anschaffung einer Software bedeutet bei Kauflizenzen im Vergleich zu Abonnements in der Regel deutlich höhere Kosten. Allerdings gilt es zu bedenken, dass die Folgekosten vergleichsweise niedriger ausfallen. Bei langfristiger Nutzung der Software rechnet sich eher eine Kauflizenz, da die einmaligen Anschaffungskosten unter den Gesamtkosten einer mehrjährigen Mietlizenz liegen. Ist die Nutzung eines Programms nur für kurze Dauer geplant, hat wiederum das kostengünstige Abonnement Vorteile.

Eine Kauflizenz schafft Transparenz durch einmalige Zahlung für den Softwarekauf. Nutzen Unternehmen Mietlizenzen, besteht die Chance, dass Anbieter die Preispolitik ändern oder das Modell einstellen. Mit einem Softwareabonnement begibt man sich in Abhängigkeit vom Anbieter und besitzt eine geringere Kostenkontrolle.

Zu bedenken gilt, dass auch bei Cloud- und SaaS-Angeboten eine Datensicherung nicht automatisch enthalten ist. Die Pflicht, im Bedarf ein Backup für die eigenen Daten in der Cloud zu halten, bleibt bestehen. Zum Teil sind hierfür zusätzliche Lizenzen oder sogar Programme mit verbundenen Kosten erforderlich.

Unabhängigkeit

Neben der Kostenabhängigkeit im Abo-Modell, bietet einen Kauflizenz weitere "Freiheiten". Mit Erwerb einer Kauflizenz kann das Unternehmen selbst entscheiden, wann bzw. ob Wartungen, Updates oder ein Upgrade auf die neueste Version erfolgen sollen. Es behält die volle Kontrolle/Entscheidungsgewalt über Daten und Datenbanken.

Die Mietlizenz wird durch den Anbieter bereitgestellt. Als Mieter von Software hat man wenig Einfluss auf Serverstandort, Wartungszeitfenster oder Updateintervalle. Des Weiteren ist man in der Regel auf eine starke Internetanbindung angewiesen. Fällt diese aus oder ist überlastet (auf eigener oder aber auch auf Anbieterseite), ist die Software ggf. nicht nutzbar.

Updates, Wartung und Support

Gekaufte Software umfasst in der Regel Support sowie Sicherheits- und Funktionsupdates - allerdings nur für einen begrenzten Zeitraum. Erweiterter Support oder Wartungsverträge können zusätzlich gebucht werden. Nicht immer ist gekaufte Software kostenlos upgradeberechtigt. Manchmal kann über Sonderkonditionen ein Versionswechsel günstig erfolgen, oft ist ein Neuerwerb erforderlich.

Mit einer Mietlizenz erhält man Software immer in der aktuellsten Version, die den neuesten Anforderungen entspricht. Während des Abonnements werden Versionen regelmäßig aktualisiert, bei Problemen kann der Herstellersupport in Anspruch genommen werden. Die Gefahr, dass der Hersteller Weiterentwicklung und Support für ältere Produkte einstellt, ist bei einer Mietlizenz deutlich geringer, aber trotzdem nicht gänzlich auszuschließen.

Flexibilität

Ein Abonnement bietet die Möglichkeit, flexibel auf geänderte Anforderungen zu reagieren und Lizenzen in dem Umfang zu nutzen, der benötigt wird. Im Vergleich zur Kauflizenz kann eine gemietete Software bedarfsgerechter eingesetzt und skaliert werden.

Eine Mietlizenz kann insbesondere für wachsende Unternehmen oder das Projektgeschäft interessant sein, das es jederzeit möglich ist, das Abonnement um weitere Lizenzen oder Produkte des Herstellers zu erweitern. Auch eine Reduzierung der gebuchten Lizenzen ist in der Regel möglich. Kauflizenzen sind von der Rückgabe ausgeschlossen, d.h. Sie können diese weniger flexibel anpassen. Eine Aufstockung stellt in der Regel kein Problem dar, eine Reduzierung oder anteilige Kostenerstattung ist nicht möglich.

Fragen

Wir stehen Ihnen mit einem erfahrenen Team von IT-Spezialisten bei Ihren Fragen rund um Softwareanschaffung, Lizenzmanagement, Updates/Upgrades oder Migrationen zur Seite. Unter Berücksichtigung einer technischen und wirtschaftlichen Bewertung der existierenden Komponenten, unterbreiten wir Handlungsempfehlungen und übernehmen die Detail- und Ausführungsplanung der gewählten Lösung. Auch die Realisierung und Inbetriebnahme setzen wir kompetent und sicher in allen Schritten um. Bei Interesse an weiteren Informationen und/oder individuellen Angeboten nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf!

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